AI-swiftでは「AIでビジネスを快適にする」をモットーに、ビジネスで生成AIをお使いいただく情報を発信しております。
今回は 文書作成での生成AI活用法 についてお伝えします。
調査業務での生成AI活用法とは、膨大な情報の要約や社内文書作成など、時間がかかりがちなタスクを生成AIで効率化する方法のことです。今回は、そんな 「文書作成をもっとラクにする方法」 をお伝えしていきます。
こちらは、生成AIの効果をお感じいただく、デモページにもなっております。プロンプトを実際にコピー&ペーストして、現場で即お使いいただける内容になっています！ぜひ、文書作成を快適にしてください！
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ChatGPT無料版 https://chatgpt.com/
Gemini https://gemini.google.com/app?hl=ja
Microsoft Copilot https://copilot.microsoft.com/chats/
マニュアル作成
マニュアル作成プロンプトです。以下をコピーしてChatGPTに送るだけで、電話対応のマニュアルを作ってくれます。
私は［カスタマー サービス マネージャー］です。
お客様との電話対応に使用できる、チームとしての標準的な表現を作成しようと思います。
以下の条件に基づいて、小売店のカスタマーサービス担当者のためのテンプレートを作成してください。
### 条件
1. **一般的な受電時の言葉**
- お客様からの電話を受けた際の最初の挨拶を作成してください。
- 丁寧でプロフェッショナルなトーンを保ちつつ、顧客情報に基づいてパーソナライズ可能な要素を含めてください。
2. **挨拶**
- 通話の冒頭で、お客様を歓迎し、サポートする意欲を伝える表現を作成してください。
- お客様の名前や購入履歴などを加える余地を残した形式にしてください。
3. **通話終了時の言葉**
- お客様への感謝を述べ、次のアクションやサポートについて簡潔に伝える表現を作成してください。
- また、再び必要があればいつでも連絡できるよう、安心感を与える言葉を含めてください。
### 出力形式
- 各テンプレートを箇条書きで示してください（「受電時」「挨拶」「通話終了時」の3つのセクションに分けてください）。
- 各フレーズには、お客様の名前や購入履歴などの情報を差し込むためのパーソナライズ可能な要素を含めてください。
- トーンは親しみやすく、かつプロフェッショナルにしてください。社内文書作成
社内で必要なビジネス文書を、毎回ゼロから作るのは手間がかかります。そんな時は、以下のプロンプトをコピーしてChatGPTに送るだけで、ビジネスレター形式の文書が自動生成できます。
以下の内容に基づき、社外向けのビジネス文書を作成してください。
### 条件
- 日本のビジネス文書（ビジネスレター）としてふさわしい形式・文体で作成すること。
- 文書の構成としては「顧客名が先、自社名を後」にすること。
### 内容
サンプルの例：
- 顧客に対し、サービス利用規約の改定について説明し、その同意をお願いする。
- 改定理由として、最新の法規制および業界標準への対応を強調する。noteでは文書作成に使う生成AIテクニックを更新中！
今回は、文書作成に使う生成AIテクニックをご紹介しました。
しかし、今回記事で紹介したプロンプト、自分で一から作るとなると難しいですよね。そこでnoteでは今回紹介したプロンプトの動きを解説してます。「こうやって書いているから、こんなふうにうまくいく」というプロンプト文の解説をしております。プロンプトテクニックを詳細に解説しておりますため、エッセンスをお持ち帰りいただき、きっとみなさんにプロンプトが得意になっていただけると思います！
(note記事は鋭意製作中)
他にもnoteコミュニティではブログにはない、AIの実践テクニックが満載です！ビジネスの実務で使いこなせる情報に特化しているので、無料で読めるWEB記事にはない、実践的な情報やすぐに使えるテクニックが満載です。コミュニティの機能もあるので、一緒に楽しく学べる居場所にもなってます。ぜひ、ご加入ください！
まとめ
本記事では、調査業務での生成AI活用法 をご紹介しました。これらのテクニックを身につけることで、調査・文書作成の業務を圧倒的にスピードアップできます。ぜひ、お役立てください！
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