メール作成に生成AIを活用する

AI-swiftでは「AIでビジネスを快適にする」をモットーに、ビジネスで生成AIをお使いいただく情報を発信しております。

今回は、メールでの生成AI活用をご紹介します。

ビジネスメールを作るのには、決められた型に従ったり、言い回しに気をつけたりと、メール作成だけで考えることが増えて、一苦労しますよね。今回は、そんな考える手間を省いて、ビジネスメールの型に従って、言い回しを考えてくれる生成AIの使い方についてご紹介します。

こちらは、生成AIの効果をお感じいただく、デモページにもなっております。プロンプトを実際にコピー&ペーストして、現場で即お使いいただける内容になっています！是非ビジネスメールを快適にしてください！

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Microsoft Copilot 　https://copilot.microsoft.com/chats/

ビジネスメール基本の型
言い回しを考えてくれるプロンプト
noteではさらにメール作成GPTを配信しています
まとめ
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ビジネスメール基本の型

こちらは、ビジネスメールの基本の方に従ったプロンプトです。これを使うことで、ChatGPTがビジネスメールの型に従ったメールを考えてくれます。ChatGPTに送ってみてください。

あなたはビジネスメール作成の専門家です。
以下の"""ビジネスメールの型"""を満たすメールを作成してください。
なお、見出しはなく、本文を出力してください


"""ビジネスメールの型"""
###「1.宛名」
###「2.挨拶・名乗り」
まずは、用件に入る前に、「挨拶」と「名乗り」から始めます。
気持ちいい挨拶
「会社名」＋「名前」誰からのメールかわかるように名乗ります。
###「3.要旨」
相手にメールを送った目的、概要を的確に伝える内容を書きます。
###「4.詳細」
要旨の詳しい情報を相手が理解しやすいように、具体的かつ簡潔な表現で書きましょう。
###「5.結びの挨拶」
メールは、ビジネス上の文章です。最後の挨拶も忘れずに書きましょう。

"""メールの内容"""
このメールはサンプルです。内容が送られていない場合はサンプルを作成してください。
メールの大体の内容がある場合はこちらに伝えてください(個人情報や機密情報は送らないでください)

実際にコピー&ペーストして回答してくれたものです！驚くほど忠実に、ビジネスメールを考えてくれています！

言い回しを考えてくれるプロンプト

今度は、言い回しを考えてくれるプロンプトです。
これを送るだけで、お客様対応の言い回しを考えてくれます。

ここでは、謝罪・確認・お礼の３つのパターンを考えてくれます。

以下の条件に基づいて、3 種類の顧客対応テンプレートの下書きを作成してください。

### テンプレート種類  
1. **謝罪メール**  
   - 顧客に迷惑をかけたことへのお詫びを述べ、問題解決への取り組みを簡潔に説明してください。  
   - 親しみやすい口調で、誠実な気持ちが伝わる文章にしてください。  

2. **注文確認メッセージ**  
   - 顧客の注文内容を確認し、注文を受け付けたことを伝えてください。  
   - 次のステップ（発送予定日やお問い合わせ方法など）も簡潔に含めてください。  

3. **ロイヤルカスタマーへのお礼状**  
   - 長年のご利用や頻繁なご購入に対して感謝の気持ちを述べてください。  
   - 特別な感謝の表現や、今後のサービス利用への期待を込めたメッセージを含めてください。  

### 条件  
- 各テンプレートは 1 段落にまとめてください。  
- 親しみやすい口調を使用しつつ、プロフェッショナルさを保った文体にしてください。

こちらが、実際にこのプロンプトを送ってChatGPTが出してくれた回答です！
謝罪メールでは、お客さまに誠意を持って謝罪する文面を出してくれました。
この言い回しは、実際のお客さまへ送るメールに使えそうですよね。

このプロンプトを応用すると、特に難しいクレームが来た際に、お客様に不快感を与えない言い回しを作り出すことができます。クレーム対応は骨が折れますし、言い回しを考えるだけでも一苦労ですが、生成AIがパターンや表現を考えてくれるのは、楽ですよね。

noteではさらにメール作成GPTを配信しています

今回の記事ではビジネスメールを考えてくれるプロンプトをお伝えしました。
でもこれ、　プロンプトを考える作業が、結構大変ですよね。。メールを作ってくれるとは言っても、「ちゃんとしたものは作りたい」。かといって、「いちいち、この記事にあるプロンプトを引っ張ってくるのは大変だ」「なんとか会社で使えるものにしてみよう」とは言うものの、この記事を取り出してどうにかこうにか、と言うのは大変です、

そこで　メール本文ジェネレーター　を今回ご用意しました！
こちらは、おおまかな内容を入れるだけで、メール本文を作ってくれるGPTです！
このGPTでは、あなたは「メールに書きたいこと」を伝えるだけで自動でビジネスメールの表現に直してくれます。
先ほどのプロンプトとの違いは、AIっぽさがないところです。現場での実践的な言い回しができるようトレーニングされているので、より実務で使える・人間味がある、ビジネスメールを作ってくれます。

これを使って、ビジネスメールを快適にしてください！

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